Il servizio di segreteria organizzativa sanitaria per eventi come convegni e congressi medici è un processo complesso che richiede attenzione ai dettagli, professionalità e una profonda conoscenza del settore sanitario.
Offriamo i seguenti servizi di pianificazione, organizzazione e gestione:
1. Pianificazione dell'Evento
- Definizione degli obiettivi: stabilire insieme al cliente gli obiettivi formativi specifici dell'evento.
- Scelta della location: selezione di una sede appropriata in base alla dimensione dell'evento, alle esigenze tecniche e alla logistica.
- Budgeting: preparazione di un budget dettagliato che comprenda tutte le spese previste, come location, catering, tecnologia, materiale promozionale e personale.
2. Organizzazione dell'Evento
- Programma e speaker: Organizzazione del programma dell'evento, inclusa la selezione e la gestione della faculty insieme al cliente, nonché la pianificazione delle sessioni e delle pause.
- Logistica: Coordinamento di tutti gli aspetti logistici, come alloggio per gli ospiti, trasporti, e allestimento della location.
- Gestione del service tecnico, altri fornitori: ricerca e selezione dei service tecnici più idonei in base al tipo di evento, gestione del catering, sicurezza e altri servizi necessari.
3. Promozione e marketing dell'evento
- Materiali promozionali: creazione e distribuzione di materiali promozionali, sia digitali (sito web dell'evento, email marketing, social media) che stampati (volantini, poster).
- Registrazione dei partecipanti: implementazione di un sistema di registrazione efficiente, gestione delle iscrizioni e dei pagamenti.
4. Gestione live dell'evento
- Coordinamento sul posto nei giorni dell’evento: supervisione diretta dell'evento per assicurare che tutto proceda come pianificato.
- Supporto tecnico professionale in tempo reale: fornitura di supporto tecnico per presentazioni, streaming live, sistemi di votazione elettronica e altro previsto.
- Assistenza ai partecipanti: assistenza e informazioni ai partecipanti durante l'evento.
